مدیریت عملکرد فرآیند- process performance management

process performance management

1-هر فرآیند یک معیار یا واحد اندازه‌گیری دارد که با میزان کار یا خروجی بدست آمده از فرآیند مرتبط است.

2-چهار رکن کلیدی جهت اندازه‌گیری فرآیندها موجود هستند که عبارتند از: زمان، هزینه، ظرفیت و کیفیت

3-معیارهای مؤثر معمولاً به شاخص‌های کلیدی عملکرد منتهی می‌شوند که دارای 12 ویژگی به شرح زیر می‌باشند:

   3-1 -همسویی با اهداف و استراتژیهای شرکت

   3-2-یک مالک که درقبال خروجی‌های فرآیند متعهد است.

   3-3-پیش‌بینی اندازه و مقادیر عوامل ایجاد ارزش‌های کسب و کار و آنهائی که شاخص‌ها را به مقادیر عملکردی مطلوب و مورد انتظار پیش می‌برند.

   3-4-قابلیت ردیابی و پیگیری اطلاعات به نحوی که کاربران قادر به تفکیک اطلاعات به منظور پیشرفت عملکرد فرآیندها باشند.

   3-5-اندک در تعداد، بر روی افراد مربوط و به تعداد کمی از فعالیتهای با ارزش افزوده بالا و یا بر روی اثربخشی کلی فرآیند تمرکز داشته باشند.

   3-6-آسان برای شناخت و درک، شاخص‌هایی که شفاف و مستقیم قابل شناسایی و درک هستند.

   3-7-ایجاد یک نما و چشم‌انداز هم‌تراز و مرتبط از آنچه که اندازه‌گیری شده است.

   3-8-متحول‌کننده(تغییردهنده)، شروع‌کننده تغییرات مثبت در سازمان ‌باشند.

   3-9-استانداردسازی شده، به همین سبب می‌توانند با سایر شاخص‌ها در میان سازمان یکپارچه شوند و جهت الگو برداری از سایر صنایع مرتبط نیز مورد استفاده قرارگیرند.

   3-10-محتوی‌گرا، قراردادن عملکرد فرآیندها در یک مستند با تعیین اهداف و آستانه تحمل، به همین سبب کاربران می‌توانند میزان پیشرفت خود را در طول زمان اندازه‌گیری کنند.

   3-11-تقویت و استحکام، از طریق افزایش میزان پرداخت‌ها و ایجاد تشویق و انگیزش در پرسنل سازمان

   3-12-وابستگی، در فواصل زمانی معین مورد بازنگری و بهنگام‌سازی قرارگیرند.

4-اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها امکان دارد که یا به صورت دستی و یا به صورت مکانیزه از طریق ابزارهای نرم‌افزاری پیشرفته [1]BPMS انجام شوند.

5-نگاشت جریان ارزش، هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت و روش‌های آماری، سه متدولوژی یا راهکار عمومی مورد استفاده جهت تجزیه و تحلیل و آنالیز اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها هستند.

6-تعریف شبیه‌سازی فرآیندها، تشریح و تصویب رفتار و ویژگی‌های یک فرآیند از طریق یک سیستم دیگر است.

7-به منظور پایش پیوسته عملکرد واقعی فرآیندهای سازمان، ابزارهای پشتیبانی تصمیم برای مالکین فرآیندها و مدیران بسیار ضروری و پر اهمیت هستند.

8-هوشمندی کسب و کار جهت مدیریت و کنترل عملکرد فرآیندهای سازمان کاربرد دارد. زمانیکه هوشمندی کسب و کار در سطح بنگاه ایجاد می‌شود این سیستم، اطلاعاتی راجع به فرآیندهای افقی سازمان و عملکرد آن فرآیندها به صورت واقعی ارائه کرده و اطلاعات را به صورت گیج‌های اندازه‌گیری داشبورد نمایش می‌دهد.

9-عوامل بحرانی موفقیت جهت مدیریت عملکرد فرآیندهای سازمان به شرح زیر است:

   9-1-تمرکز توأمان بر روی افراد سازمان و فرآیندهای سازمان

   9-2-اطمینان از اینکه افراد سازمان کلیه فعالیتهای فرآیند را شناسایی و درک کرده‌اند و نه اینکه فقط فعالیتهای خود را می‌شناسند.

   9-3-اطمینان از اینکه چگونه فرآیندهای سازمان به معیارهای عملکرد عملیاتی سازمان گره خورده و با آن همسو شده است.

   9-4-اطمینان از اینکه افرادی که طراحی و تأئید فعالیتهای فرآیندها را انجام می‌دهند همان کسانی هستند که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند.

[1] BPMS:Business Process Management Suites

@bpmcbok